Hoe werk je je e-mail chaos weg?


E-mails organiseren vind ik een ramp. Ik heb al heel wat systemen geprobeerd, maar tot nu toe werkt niets.

Ik ken een heel georganiseerd mens die geen mappen aanlegt maar oude e-mails opzoekt via de zoekfunctie.  Ik ken ook een heel ongeorganiseerd mens die dat doet. Beiden gooien nooit oude e-mails weg: de eerste omdat dat in haar drukke bestaan geen prioriteit heeft, en de tweede omdat er leukere dingen te doen zijn. Intussen vindt nummer een binnen tien seconden elke oude e-mail, en de tweede vindt nooit iets terug.

Ik heb eens mappen aangelegd: bedrijf, orkest, stichting, fractie, raad, partij, persoonlijk. Wordt het zoeken dan gemakkelijker? Nee, want in elke map zitten duizenden oude e-mails. Verzonden e-mails zitten er niet in, alleen binnengekomen e-mails. Toch helpt het wel iets: voor een vergadering van orkest en stichting zoek ik alle e-mails van na de vorige vergadering bij elkaar en werk op basis daarvan de agenda uit. Dat is zelfs best handig.

Vorige week las ik een blog over timemanagement, en daarin de tip om drie mappen aan te leggen: !doen, !reactie afwachten, en !lezen als ik eens op de bank lig te niksen. De uitroeptekens zijn nodig om ze bovenaan de mappenlijst te krijgen.

Dit systeem heb ik deze week geprobeerd, door alle belangrijke e-mails in !doen te zetten en dan te vergeten. Want elke dag komen er tientallen e-mails binnen, en die zet ik dus wel in !doen maar dan doe ik er niets mee. Dus nu na een week zit !doen vol met 62 belangrijke niet-afgewerkte e-mails. Dat werkt dus niet voor mij. !doen haal ik weer weg, ik ga weer werken vanuit de inbox.

Wat ik wel ga doen: elke dag de inbox van die dag afwerken door behandelde e-mails weg te zetten of in de archiefmappen of in !reactie afwachten of in !zzz (evt lezen als ik vrije tijd heb). En ik neem me voor nu geleidelijk terug te werken zodat mijn inbox niet vol zit met e-mails uit april.

Ik ben wel benieuwd: hoe houden jullie de e-mails georganiseerd?

Advertenties

5 gedachten over “Hoe werk je je e-mail chaos weg?

  1. Beetje verschillend eigenlijk. Thuis lees ik ze, gooi ze weg of zet ze in gesorteerde mapjes.
    Op mijn werk doe ik het anders. Daar zorg ik dat het Onderwerp ook echt de lading dekt van de mail en pas ik die aan. Achter het onderwerp zet ik wanneer ik terug gemaild heb en aan wie en daarachter wat ik er mee moet doen. Daar werk ik ook met de vlaggetjes of het spoed is. Als een mail verwerkt is, gaat het in 1 archief. Een groot archief, absoluut niet gesplitst in mapjes. Als je maar zorgt dat de regel met het onderwerp voor jou duidelijk is, kun je het zo terugzoeken in 1 archief met maar 1 map. Voorheen had ik wel tientallen mapjes in het archief en werkte dat veel te traag met wegzetten. Hoe vaak zet je niet per ongeluk het niet in de map erboven of eronder. Dat kost veel te veel tijd. Zoeken met jouw vakjargon gaat sneller.

    Like

    1. Het lastigst zijn de e- mails waarin iemand me replyt en dan over iets totaal anders begint. Zo ken ik iemand van zowel het orkest als gemeenteraad. Soms replyt ze een e-mail over de orkestprogrammering met een vraag over een bestemmingsplan. Zo’n e- mail ben ik dan dus kwijt.

      Maar jij zegt dat je e- mails een ander onderwerp kunt geven. Kan je de titel veranderen? Nooit geweten, dat lijkt me veel handiger dan mapjes.

      Laatste vraag: waarom gebruik je je werkmethode thuis niet?

      Like

  2. Wat je mogelijkheden zijn, hangt af van de software en ook de hardware die je gebruikt. Heb je een snelle computer met een zeer goede zoekfunctie, dan kun je daar op vertrouwen. Dan hoef je de boel niet in mappen te doen.
    Ik gebruik wel mappen, en laat de software de mails automatisch in die mappen doen, op volgorde van binnenkomst, nieuwste bovenaan.
    Per afzender moet je dan kiezen, in welke map zij/hij altijd gaat. Soms past iemand in meerdere mappen. Je kent haar/hem in verschillende verbanden. Dan kies ik voor die persoon meestal de map waar zij/hij het eerst in voorkwam.Tenzij dat echt niet handig is natuurlijk.
    Uitgaande mail kan helaas niet in mijn mappen, inderdaad, maar meestal zijn het slierten en dan ontbreekt alleen de laatste mail, als ik de laatste afzender ben. Die zoek ik dan op in de map ‘verzonden’, op afzender en datum.
    Ook van belang: ik beperk het aantal binnenkomende mails.
    In papieren administratie moet ik vaak lang zoeken, maar e-mail heb ik zó.

    Like

  3. Mijn emails komen binnen in de grote inbox, dan lees ik ze en reageer zo nodig meteen. Als ik geen zin heb om te reageren, zet ik ‘m weer op ongelezen, zodat ik later nog kan reageren.
    Daarna gaan ze in mapjes per onderwerp of afzender. Ik gebruik zowel die mappen als de zoekfunctie om emails terug te vinden, en dat werkt wel goed.

    Like

reageer

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s