Hoe ik mijn administratie terugvind


Pas geleden las ik het boekje Stop de Stapels met tips om de papierzooi in huis op orde te krijgen en houden. In het boekje zitten achterin standaard inhoudsopgaves voor ordners en stickervellen. Voor sommigen zal het ideaal zijn.

Ik ken mensen die een perfect georganiseerde administratie thuis hebben. Ze hebben bijvoorbeeld alle bonnetjes gekopieerd op A4 (omdat de originelen verkleuren) en keurig op datum in een ordner. Ze hebben een hangmappensysteem, ordners met hoezen voor verzekeringspapieren. Het ziet er prachtig uit en het werkt voor die mensen.

Voor mij niet. Zo’n bewerkelijk systeem zou ik toch niet volhouden. Veel te tijdrovend. Dus ik heb mijn eigen simpele systeem verzonnen en het werkt!

Een ding heb ik geleerd: het woord opbergsysteem is volkomen fout. Opbergen kan iedereen. Je neemt een doos van de supermarkt en gooit daar alle post en overige papieren in.  De doos schuif je onder de bank: opgeborgen. Bezoek zal je prijzen om je nette kamer. Alleen kan je met dit opbergsysteem nooit meer iets terugvinden.

Kortom, ik heb geen opbergsysteem maar een goed terugvindsysteem.

Mijn boekhouding heb ik in drie dunne A4 tweeringsmappen. De eerste is voor alle bankzaken (ik gebruik een gratis map van de bank). Ik heb voor elke rekening een tabblad en doe alle papieren op hun plek.  Het hoeft niet precies op datum, want die paar keer dat ik de papieren nodig hebt, heb ik ze zo gevonden. Bankafschriften blijven niet langer dan 15 maand online staan, dus die kopieer ik zo nu en dan naar een USB stick.

De tweede map is voor alle papierwerk van dit jaar. Achterin stop ik de verzekeringspapieren. Daarvoor zit een tabblad, en daarvoor komt de rest. Alles zit door elkaar: loonstroken, afrekeningen, betaalbewijzen en facturen, belasting- en toeslagpapieren. Ik stop de papieren ongeveer op volgorde erin maar zo vaak heb ik ze niet nodig dus ik doe niet teveel moeite. Volgend jaar begin ik een nieuwe map. In de map van dit jaar komen dan nog de diverse jaaropgaves en tenslotte de belastingpapieren. Elke map bewaar ik vijf jaar vanwege de belasting. Na vijf jaar ga ik de map door en gooi alles weg wat nooit meer nodig is.  De rest stop ik bij elkaar in een archiefmap, maar die wordt nauwelijks dikker.

De derde map is voor alle zaken die langer dan een jaar actueel blijven en waar ik geen jaartal bij onthoud, zoals garantiebewijzen, obligaties, hypotheekakte, pensioenbrieven e.d. Dit soort papieren stop ik in plastic hoezen.  Deze map neem ik al mijn leven mee.

Bij mijn bureau staat een schoenendoos waar het hele gezin bonnetjes en andere papiertjes in gooit die we willen of moeten bewaren maar we weten niet zo gauw waar. Dat lijkt een puinhoop, maar dat valt reuze mee: als iemand een bonnetje nodig heeft zoeken we het op bij een kopje koffie en gooien meteen allerlei onzinpapiertjes die we tegenkomen weg. De doos raakt nooit vol.

Mijn terugvindsysteem werkt perfekt voor mij.  Ik hoef nooit lang naar iets te zoeken, en daar gaat het me om. Bijhouden kost bovendien nauwelijks werk. Ik kan er alleen niet een heel boek mee vullen.

Advertenties

4 gedachten over “Hoe ik mijn administratie terugvind

    1. Misschien werkt voor jou een laatjessysteem wel het beste, waarbij je een laatje voor ‘dit jaar’, een tweede laatje voor ‘langlopende papieren’, een derde laatje voor ‘bonnetjes’ en zo verder opzet.

      Like

  1. Ik heb in jouw tweede map (de jaarmap) dan nog een paar tabbladen zitten (correspondentie van verzekeringen/banken, overheid, overige instanties/bedrijven, en privé), maar verder lijkt mijn systeem erg op het jouwe. En het werkt inderdaad meestal heel goed, soms moet ik nog eens twee jaarmappen doorzoeken voor iets, maar dan heb ik het ook altijd wel gevonden. Ik heb vorig jaar en dit jaar onder handbereik staan, de rest staat op zolder.

    Like

reageer

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s